ビジネス文書は、ビジネス・コミュニケーションのたいへん重要な役割を担っています。
ビジネス文書のもっている「情報を伝達できる」「記録として残せる」「証拠とすることができる」などの機能が欠かせないからです。
ネット社会の進展でeメールが市民権を得てからは、このメールもビジネス文書の一つとして扱われています。
このビジネス文書、社内向けと社外向けとを合わせると実に多くの種類があり、文書作成に慣れていないビジネスパーソン、特に若手社員にとってはハードルが高いビジネススキルであるようです。ところが、このように重要なポジションにあるビジネス文書であるにもかかわらず、クオリティーを上げるための育成活動に目を向けてみると、かなり一人ひとりの独学任せになっている現状があります。
会社の事情によって異なりますが、学習方法としては、
○一般書籍の購入を勧めたり、会社の本を貸し出しをして自己啓発させる
○社内のマニュアルを読ませる
○過去の先輩社員が作った文書を読ませる
○公開セミナーや通信教育で学習させる
○上司が都度チェックして指摘する
などが挙げられます。
特に若い人たちの傾向として、ビジネス文書の幹である中身はそこそこにし、フォームや項目、さらには言葉づかいといった〝枝葉〟に目がいきがちです。これも経験がないから仕方がないのですが、一人前になるのに、2年から3年かかることも多く、その間、個人の成長を待っているというのが一般的なビジネス文書の学習でありました。
しかし、そうなるとたいへんなのが現場の管理者です。企画書、通達文書、契約書といったビジネスに直結した文書に適切でない内容が書かれていたり、読み手が共感・納得しないような内容であったりしたら、いかにこぎれいなレイアウト・デザインであったとしても、信用を得られなくなります。
(逆にベテラン社員が作成する文書では、文字(情報)量が多く、単調なデザインレイアウトで、何を訴えたいのかがぼけているように見える文書によく遭遇します。)
新入社員や若手社員の早期戦力化が叫ばれている昨今、何を持って早期戦力ととらえるかですが、私たちは、「仕事の状況を洞察し、適切なコミュニケーション、適切な行動は何かを自ら考え、的確に実行できるようになる」ことがまず求められてくることと考えています。
ＯＪＴの一環として、ビジネス文書のレベルアップを図らせようとしても、時間が足りないために、ついつい上司自らがその時の正解を「赤入れ」して、部下に修正させるということが一般的な現場での姿だとしたら、部下の考える力、文章表現力がなかなか高まらないのは当然のことではないでしょうか。
新入社員を含む若手社員に多くみられる次のような
○独創性のない内容が古く、かつ底が薄い文書
○読み手の「興味・関心」の的を外した文書
○内容が伝わらない文書
を改善し、早期に若手社員たちの作成する文書が、目的の的を射た観点のものであり、さらに読み手が共感・納得をするような文書作成のコツを早期に習得していただくトレーニングの必要性を私たちはあると考えています。
皆様の会社では、どのようにビジネス文書のクオリティーを上げる工夫をされていますか？
◆関連プログラム◆
【通信教育】共感・関心・効果を生む文書を作成する ビジネス文書作成力スキルアップ講座
≪講座の概要≫
【学習期間】 ３か月間または４か月間 （ご相談に応じます）
【在籍期間】 学習期間＋１か月
【受 講 料】 ２４，１５０円または３１，５００円（税込）
受講料は課題の添削回数によって変わります。
【教材構成】 ・トレーニングガイドブック ２冊
・トレーニングブック 「適切な言葉遣い」 １冊
・課題提出リポート ２テーマ（添削回数４回）または３テーマ（添削回数６回）
≪学習のねらい≫
○ プロのビジネスパーソンへの成長に向けて、コミュニケーションのあり方、考え方を見直しし、関係者に対して価値ある情報作成と役立つ情報を発信することへの意識転換を図る。
○ 読み手の立場に立ち、適切、読みやすい、正確な文書を作成するための思考スキルと文章表現スキルを習得する。
≪主な受講対象者≫
○ 新入社員～中堅社員
○ ビジネスのプロとして「目的、相手、状況を考えたコミュニケーションの習慣」を身につけさせたい方
○ ビジネス文書の記述内容のレベルを高めさせたい方
≪講座の特色≫
○ 職場ケース（上司からの指示や期待）を提示し、仕事の段取りと文書記述を考えさせるオリジナルの思考トレーニングシートをで文書作成というミッションをクリアするための〝仕事の考え方〟を形作ります。
○ 通信教育の提出課題は１テーマにつき２回提出！リピートラーニング・メソッドによって、文書作成力が大きく向上します。
○ 受講生が電子データで作成した提出課題文書を経験豊富なプロの添削指導講師が〝上司のスタンス〟で厳しく指導します。
≪期待する効果≫
【学習前】
○独創性がなく、底が浅いことに気が付いていない。
○読み手のことに対する考えを深く持っていない。
○作成した文書の内容が伝わらないということに気がついていない。
【学習後】 ↓
○文書作成の目的、成果レベルを考え、達成への努力をする視点を形成する
○読み手のことを意識した文書作成への習慣化ができる
○読み手に「わかりやすく伝える」必要性と文章表現力を高める。
【副次効果】 ↓
○お客様、関係者からの信頼感がアップする。
○若手社員に自信がつき、仕事に対する意欲づけと活力がアップする。
○職場上司の文書内容チェックの負担が軽くなる。
[受講者の声]
○社会人は、相手の立場に立ち、ここまで深く考えることが必要ということを思い知らされた。
○ビジネス文書作成上のマナー、考え方、注意点などを習得しました。さらに、上司から指示を受けた
とき注意すべき点や、求められている行動を意識するようになりました。
[職場管理者の声]
○この通信教育を受けさせてから、物事を丁寧に考える新人が増えているように感じる。
○議事録やメールなどのビジネス文書が、先輩社員よりしっかりしていたので驚いた。
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